Adjoint(e) administratif(ive) de direction

PROFIL RECHERCHÉ

Nous sommes à la recherche d’une personne hautement organisée et proactive pour occuper un poste d’adjoint de direction/adjoint administratif et apporter un soutien complet à notre directeur général et à notre directrice des opérations. Le candidat ou la candidate idéal(e) possède d’excellentes aptitudes en matière de communication, a le souci du détail et est capable de s’épanouir dans un environnement en constante évolution. Ce poste est une occasion de contribuer au succès d’une organisation dynamique animée d’une mission claire. En tant qu’adjoint de direction, vous jouerez un rôle essentiel en veillant à ce que le directeur général et la directrice des opérations soient bien épaulés, ainsi qu’en vous assurant que le bureau reçoive le soutien administratif dont il a besoin.

APERÇU DE LA SOCIÉTÉ

Pour les organisations ambitieuses qui cherchent à exercer une influence positive sur le monde, karmadharma est une agence de création qui peut les aider à s’améliorer. (Nous mettons également en pratique cette philosophie et nous tentons chaque jour de nous améliorer!)

Motivés par la recherche du bien commun

Notre mission est d’aider les individus et les organisations à réaliser leur plein potentiel, à maximiser leur influence et à être fidèles à eux-mêmes tout au long de leur vie. Rendre le monde meilleur fera toujours partie de notre liste de choses à faire. En tant que nouveaux détenteurs de la certification B-Corp, nous sommes une équipe éclectique de gens compétents et extraordinaires.

Nous sommes en pleine croissance et recherchons des humains passionnés et compétents pour se joindre à notre équipe extraordinaire et éclectique.

VOUS DEVREZ

  • Gérer et entretenir l’emploi du temps des membres de la direction, y compris la coordination des réunions, la prise de rendez-vous et l’organisation des voyages.
  • Gérer et entretenir la correspondance des membres de la direction, y compris les courriels, donner la priorité aux questions urgentes et veiller à répondre rapidement aux requêtes.
  • Coordonner la logistique des événements, ateliers et autres activités de l’organisation, y compris la réservation des lieux, la gestion des services de traiteur et l’installation du matériel.
  • Aider à la préparation et à la distribution de documents, de présentations et de rapports pour les réunions et les rencontres de présentations.
  • Contrôler et gérer les stocks de fournitures de bureau, veiller au réapprovisionnement lorsque nécessaire et assurer la liaison avec les fournisseurs pour l’approvisionnement.
  • Identifier de manière proactive les possibilités d’amélioration des processus et mettre en œuvre des mesures d’amélioration de l’efficacité afin d’optimiser le flux de travail.
  • Effectuer des recherches et compiler des informations pour soutenir la prise de décision des membres de la direction.
  • Effectuer des tâches administratives, des tâches de bureau et des projets liés à l’agence, selon les instructions des membres de la direction.
  • Participer au processus d’intégration des nouveaux employés, notamment en préparant les trousses de bienvenue, en planifiant le calendrier d’orientation et en aménageant les espaces de travail.
  • Servir de personne-ressource pour les demandes de renseignements internes et externes en fournissant les informations et l’assistance nécessaires.
  • Préserver la confidentialité des informations sensibles et faire preuve de discrétion lors du traitement de documents confidentiels.

QUALITÉS EXIGÉES

  • Profond désir d’exercer une influence positive sur le monde.
  • Bonne capacité de réflexion.
  • Gentillesse, empathie et compassion.
  • Et si vous êtes en train de devenir une meilleure version de vous-même, vous êtes probablement fait pour notre équipe.

VOTRE SAVOIR-FAIRE

  • Expérience démontrée en tant qu’adjoint de direction ou adjoint administratif dans une agence de marketing ou un secteur connexe.
  • Baccalauréat en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine connexe, de préférence.
  • Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, avec la capacité de prioriser efficacement les tâches et de respecter les échéances données.
  • Un grand souci du détail et de la précision, ainsi qu’un engagement ferme à fournir un travail de haute qualité.
  • Compétences exceptionnelles en matière de relations interpersonnelles et de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral.
  • Esprit proactif et capacité à anticiper les besoins, à repérer les problèmes potentiels et à prendre des initiatives pour les résoudre.
  • Familiarité avec la gestion d’un calendrier, la correspondance électronique et la préparation de documents.
  • Connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau et de gestion de projet.
  • Maîtrise de la suite de logiciels Microsoft Office, de Google Workspace et d’autres applications logicielles pertinentes.
  • Capacité à travailler autant de manière indépendante, avec un minimum de supervision, qu’en collaboration au sein d’une équipe.
  • Flexibilité et capacité de s’adapter à l’évolution des priorités et des besoins.
  • Professionnalisme, intégrité et attitude positive dans toutes les interactions.
  • Excellentes compétences en rédaction et en communication en anglais et en français.

NOUS OFFRONS

  • Poste permanent à temps plein.
  • Horaire flexible.
  • Possibilités de télétravail.
  • Bureau situé dans le district de Westboro, à proximité de tous les services.
  • Salaire concurrentiel en fonction de l’expérience et de la formation.
  • Avantages sociaux.
  • Formation professionnelle.
  • Temps libre illimité.

Veuillez envoyer un CV qui met en évidence les responsabilités et les compétences requises susmentionnées.

Seules les personnes dont les compétences et les aptitudes correspondent étroitement aux exigences de ce poste seront contactées.

karmadharma est un employeur garantissant l’égalité des chances. L’inclusivité est au cœur de nos valeurs et nous pensons que la diversité des perspectives et des expériences crée un monde plus créatif et meilleur. Nous nous engageons à offrir des opportunités d’emploi égales à tous les individus, indépendamment de leur race, de leur origine ethnique, de leur identité de genre, de leur orientation sexuelle, de leur âge, de leur religion, de leur handicap ou de toute caractéristique qui nous rend uniques. Nous accueillons et encourageons les candidats de tous horizons à postuler pour ce poste et à rejoindre notre équipe. Nous avons hâte d’avoir de tes nouvelles!

nous avons hâte de vous rencontrer!

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  • Types de fichier acceptés : pdf, Taille maximum des fichiers : 128 MB.

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